“在线办公”之后,企业还要哪些硬核在线应用?

2020-03-28 11:23 362 0
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是电话会议,就是视频培训;不是微信讨论,就是上线审批。居家办公的这段日子,你是否比平时准备了更多的文档?开了更多的远程会议?

无论是企业微信,还是阿里钉钉;无论是OA协同软件,还是各类视频设备,都在这个“防疫复工”的大背景下大显身手。难得一见的企业流量让一些办公平台遇到了如“双11” 般的巨大压力而一时崩盘,如此利好更让一些协同办公软件股票在二级市场上逆市上扬,收割了一波行情。

新冠疫情这只“黑天鹅”让很多准备在这个新年大干快上的企业猝不及防。在忍受完这个不平静的春节后,勤劳的上班族早就开始了“在线办公”模式。在疫情没有结束之前,“一手抓防疫,一手抓生产”是企业所面临的现实状况。“抓防疫”强调的是不接触、不聚集,“抓生产”则强调人机配合、全员互动,“在线办公”成为必然选择。在这个极端应用场景下,企业在线应用的需求更加迫切,也更加刚性。仅仅依靠“在线办公”显然无法满足企业的全部需求,不断衍生出的新思维、新思路让更加硬核的管理需求也逐渐浮出水面。

打通全业务链条的“在线交易和运营”


“在线办公”解决了最基础的交流问题,但在涉及企业核心业务的交易、运营管理还是力不从心的,这本身也不是OA协同办公系统的职责和任务。即使是数字化技术基础较好的企业,如果设计之初没有考虑远程协同、全程在线处理需求,就会遇到“断线”问题,严重影响整体运营效率。比如合同审批可以线上进行,但没有电子签章功能,则在线上审批完后,还需要打印出来盖公章,那在这次疫情影响的情况下,就无法实现全程在线协同。


首先,实现业务交易的全流程在线处理

无论是M2C,还是C2M,业务驱动的来源和流程有所差异,但在业务处理的功能模块划分上大同小异。业务主线就是从协同设计到排产,从材料采购、收票支付到生产执行,从物流运输、商品交付到开票收款,全业务流程都需要实现在线处理。传统的PLM、ERP、CRM等软件系统都面临“云化”改造,以适应全流程在线处理的需求。


尽管每个业务单元都在进行数字化改造,比如连接各地研发团队的“云开发”协同、电商化营销、销售队伍管理、电商化采购,甚至基于工业大数据的“云制造”都在解决每个业务环节的在线处理能力,但是并非每个业务环节的云化程度和在线处理系统都很完善,每个环节的专业软件系统还处于割裂状态,没有有效集成在一起,这些都会影响全业务链条的在线处理能力。共享概念的普及让采购、商旅等业务交易也走向了共享应用,采购共享、商旅共享概念越来越受到企业的接受,并且逐步导入实施,大大增强了业务在线处理的能力。


业务中台和数据中台的出现让传统的企业业务流程设计和IT架构得到重新规划梳理的机会。从业务层级划分到不同行业特点的战略规划,业务中台集中了企业业务处理能力,使得面向管理层的后台管理和面向客户的前端应用都能得到及时有效地在线处理。数据中台则打通了各个业务环节的数据交换通道,使得原本就应该互相协同的两个部门之间,能够通过数据中台进行及时有效的数据传输和共享,让业务部门的反应速度更快,满足客户和市场变化的需求。


其次,实现企业管理的一体化在线处理

生产计划、采购合同审批、财务结算、税务申报等等都属于管理主线的内容。企业要树立“业财税一体化”的运营思维,从财务绩效的视角来审视企业运营的效率和效益。在金税三期工程之后,国家税务总局对企业的资金、票据、上下游业务等运营状态的掌握远远超过企业自身。在数字化、大数据应用手段上,很多企业远远落后于监管部门,是需要及时补课的。如何避免涉税风险,合规经营是企业生存的重要前提,并在此基础上,调整业务方向,优化管理结构,充分利用政府优惠政策,让企业沿着正确的方向发展。


以财务共享、税务共享为核心的财税共享管理平台,与采购、商旅、IT、人力等共享平台紧密结合,形成业财税一体化和全业务链条的在线处理体系,满足了企业在疫情防控时期的运营和管理需求。


不断提升“在线分析和决策”能力


决策的依据来源于对企业现状的了解和对未来市场变化的洞察,而这一切都要企业运营数据来说话,因此,数据的质量、完备性、及时性是决定决策的关键基础。企业的经营分析报告以收入、成本、利润这些财务数据为基础展开,从财务视角展开企业经营绩效分析,但会经常遇到数据完备性、及时性不足的问题,而产生这个问题的一个重要原因就是信息孤岛的问题。


30年来,我们试图通过实施ERP的方式来集成部门之间的业务流程,解决部门之间的信息孤岛问题。今天,企业的信息化水平已经得到很大提升,上线了多种多样的系统,但各个专业领域的系统之间并没有打通,数据也无法相互共享。同一个业务来源数据在不同的系统应用中都需要重新采集一遍,有可能由于时间不同、版本不同造成数据不统一。因此,有关数据规范、采集、清洗的数据基础治理的需求非常强烈地浮现出来。


从受本次疫情影响的紧迫性来看,企业领导最关心的就是此次疫情对企业绩效到底有哪些影响。要采取哪些应对措施,需要获得一些决策依据,至少在以下几个方面需要引起企业高层的关注。


首先,加强滚动预算能力。

很显然,这次疫情对市场需求产生了很大影响,原来的预算肯定要做调整。销售预测、任务分配、人员结构、成本构成等等数据都需要重新规划,原来“几上几下”形成的业绩目标需要重新调整,这都涉及到很大的工作量。企业有没有全面预算管理系统,对其快速收集数据,并快速调整预算,根据疫情变化进行滚动预算至关重要。


其次,建立健全管理会计体系。

除了预算管理系统,费用控制、管理报告系统是否建立,尤其对集团企业来说,报表合并系统是否健全等与管理会计体系相关的绩效管理系统也是检验企业能否快速体现受疫情影响的晴雨表。已经建设了管理会计体系的企业,则可以非常方便地从这些实时变化的大量数据中,进行精准的数据分析,为企业管理层提供及时有效的决策依据。


第三,加强数据治理和数据中台建设。

数据中台建设从2019年开始已经获得了企业的高度关注,此次疫情爆发,对数据治理和数据中台建设的需求更加明显。但是,任何数据治理的工作都是一个长期发展优化的过程,数据采集的方式来源于专业的业务系统之外,还是要采用人工收集的方式作为补充。在数据分析和展现方面,则要根据企业管理的不同层级进行个性化定制建设,也是一个不断迭代升级的过程。但是,培养数据治理意识,通过引入数据管理咨询专家打造一个数据治理体系,是非常重要的基础性工作。


第四,尝试推广智能数据应用。

AI技术的快速发展为企业数据业务的处理应用提供了很大帮助。除了在业务流程利用RPA软件机器人的工具之外,数据采集和分析也可以根据频次、数量和规范流程的不同条件定制部署相应的RPA应用。而智能问答产品的导入则大大促进了数据采集、制表、分析的速度和效率,为尽快展开讨论和决策及时提供数据依据提供了强有力的工具。元年科技的智能数据助手在一些企业的实际应用让CIO们看到了数据应用的一个新天地,值得企业高管的进一步关注。


总之,借助这次疫情暴露出来的问题,企业应该加大力度提高自身的数字化运营水平,更细致地掌握企业自身运营的各项数据,更多掌握行业运行数据,来准确指导企业的运营,才能灵活应对市场变化。无论是大屏、管理驾驶舱、管理报告或者移动应用等形式,都会让企业自身获得更大收益。


在线应用绝非疫情之下的应急之策

     

工信部在2018年出台了《推动企业上云实施指南(2018-2020年)》,没想到在这个指南的收官之年,遇到了新冠疫情爆发,让这个指南的实施收到异乎寻常的良好效果。


《推动企业上云实施指南(2018-2020年)》为在线办公的具体内容进行了梳理,分为六个方面:


一是协同办公服务。使用邮件、会议、通信等云服务,形成维护成本低、服务效率高的办公系统,提高办公效率。


二是经营管理应用服务。使用企业人力资源管理、行政管理、财务管理等云服务,提高企业经营管理的科学性和效率。


三是运营管理服务。使用采购管理、生产管理、销售管理、供应链管理、客户资源管理等云服务,提升企业运营管理水平。


四是研发设计服务。使用计算机辅助设计、产品开发等云服务,在云端部署开发、设计环境,提升研发效率和创新水平。


五是生产控制服务。通过MES(制造执行系统)、生产数据等系统上云,优化生产控制流程,提升生产效率和水平。


六是智能应用服务。整合企业全局数据,打造智能研发、智能生产、智能营销、智能服务等智能应用,提升企业智能化水平。


云计算环境不断加强和优化的环境下,有利于更多在线应用的实施部署。在这波疫情下,在线办公激发了在线业务处理、在线决策分析等更多在线业务处理的需求。事实上,在企业数字化转型的大背景下,在线运营和在线业务处理绝非只在疫情防控条件下的一时之需、应急之策。那些抱着“疫情结束就可恢复常态,准备下线”的想法,正是在数字化战略上表现出来的落后思维。这波疫情固然倒逼更多企业采取在线业务处理、在线数据分析系统,客观上促进了企业信息化的建设进程,但更应该成为企业建设在线应用的动力,进一步推动企业数字化转型,增强企业在数字时代的竞争力。


因此,在线办公不是企业在防疫阶段的无奈之举,更应该是企业在疫情过后的管理常态。信息化手段让我们应对包括突如其来的疫情在内的市场变化有了更多的应对手段。正像SARS激发了中国电商市场一样,新冠疫情可能从另一个角度启发更多的企业加快建设数字化系统的步伐,快速推进中国经济社会整体的数字化、智能化运营水平。这是中国人“祸福相依”哲学的具体表现,也是我们化危为机、主动有为的结果。

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本文来源于元年

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