项目外包辛酸往事:签合同前需要考虑这几点

2019-04-26 10:11 606 0
如今行业处于快速发展的步伐,组织无法等待资源全部到位才来执行项目,因为任何组织都希望在项目中获得丰富的利益,因此,当内部资源的可用性存在挑战,那么组织将搜索具有所需技能的外部合作伙伴,以便快速启动项目。这就是我们所知道的外包方式。

无论你是单枪匹马还是组团接单,还是已创公司接外包项目,初期阶段都踩过不少“坑”。你可能搭上了无数个不眠之夜,只获取微薄报酬。你也有可能把同事、朋友推进了一个大陷阱,投入全部的精力去完成项目,最后分文未取,还弄得友情破裂,强大的资源在一步步流失。

在软件行业已混了几年,接到不少外包项目,谈成的屈指可数,大多数半路夭折了,想起来真是无比心酸。

现在就以自身经历来谈谈这些心酸往事。

1、协议必签

项目谈妥之后,必须要签协议或合同,口头协定之类的都没有法律效应。在软件行业混了多年,经朋友介绍参与了不少外包项目,90%的项目都是免费服务的。为什么这么惨?看看我的经历就明白了。

刚接手外包项目没经验,很多都没有签协议,一是不知道协议的重要性,二是怕担责,万一项目进度滞后还要赔款。项目接过来之后,我们小团队开始分工协作,需求分析和前后端技术调研同步进行。经过与甲方多次讨论之后,需求终于定下来了,同时技术调研也差不多了,开始进入正式开发阶段。一段时间之后,项目临近结束了,需要甲方参与验收,这时甲方又提出了新的需求,且大多数难度较大,开发周期较长,人工成本远超之前约定的价格,项目无法再进行,款项也不了了之。有几个小项目(分销管理系统、订单系统、仓管系统等)都已经交付使用了,因为甲方更换领导、换负责人等各类敷衍借口,一分款也没拿到。

2、预付款必须先支付

预付款对于软件外包项目十分重要,如果没有预付款,很可能导致一个团队所有付出归为零。2013年初,替一朋友公司牵线帮某某公司开发电商APP,虽然签了两方签了合同(合同里协定支付30%的预付款),因为甲方是大集团,朋友觉得这笔款飞不了。这份合同开发周期为3个月,时间紧迫,谈完需求后,朋友开始组织团队加班加点干活,经过两个月的连夜苦战,APP基本功能都开发好,已进入测试阶段。但天有不测风云,突然接到一个消息说这个集团破产了,老板被抓,集团财产经过清算远远不够抵债,虽然有合同在手,但是打起官司来不仅浪费时间还烧钱,到头来还是一无所获。正好事情发生在年末,朋友也没精力折腾,就只能吃个哑巴亏。

甲方突然倒闭,资不抵债,即使合同在手也追不回一分钱。合同刚签的时候我提醒过朋友先把预付款要过来,因为甲方提出要提供增值税发票,朋友想开发周期就3个月,到时候一起开发票省事,结果就碰上这糟事。这种事发生的概率极低,望广大朋友多上点心,尽量避免替人做事还要自掏腰包。

3、需求细节要明确

需求功能点要在合同或协议中明确体现,这个是众所周知的,但是需求细节很多容易被忽视,恐引起纠纷。

以开发网站为例,需要注意以下几点:

1)使用场景

有些客户需求比较特殊,如开发一个查询近几年球队战绩的网站,客户希望通过抓取足坛、体坛等各方数据建立自己的数据库,客户只希望自己能访问,其他人无法访问,此时就需要控制访问权限。

2)部署环境

网站开发完之后需要部署到服务器上,这时候如果客户没有服务器,就需要在合同里注明购买服务器的费用要额外支付。目前大多数开发者都偏爱云主机,如果客户没有服务器,建议购买云主机,不仅部署方面,扩容也很便捷。

之前有个项目刚交付那段时间,精力旺盛的客户不分白昼,没隔三四个小时就来抱怨网站访问出现5XX,原因是他的服务器超低配,时不时就宕机,他要是买个一般配置的云主机,问题就解决了。一个一般配置的云主机费用也不高,维护成本又低,很适合外包团队。对于电商、视频类的客户,他们对服务器性能要求比较高,强烈建议采用云主机+CDN模式,这样不仅保障网站稳定,也大大降低运维成本。

3) 域名配置(针对需要通过域名访问网站的小白客户)

客户要求通过域名访问网站,此时要确认是否已经申请域名了,如果没有,需要客户额外支付域名购买费用,还需要多一部分配置域名解析的工作,在选择域名解析商时,需要选择高防稳定的,避免域名劫持事件的发生。
举个例子,网站经过需求设计、UI设计、功能开发、功能测试等一系列加工后,经过数不清的熬夜通宵终于出成品了,结果部署上线后输入地址跳出来不是客户的网站而是别人的,这是被劫持了。

4、拒绝改!改!改!

协议或合同拟定之后,按照约定内容开展工作,拒绝在项目交付之后再新开发新功能。

由于甲方考虑不周,约定的需求不完整,可能在开发过程中或者交付之后要求乙方新增功能、变更功能。如果变更的功能预估的工期和原先差不多,可以约定变更,但新增功能最好拒绝(当然几个工时的小功能还是可以满足甲方的)。
之所以要履约开发拒绝追加功能,有两方面考虑:一是保证质量,保证工期;二是应用场景不同,定制需求变化多样,无止境的改改改造成原本利润微薄的项目入不敷出。我再举个实例:

某医院的某个中医的号一天60个,每天凌晨12点开始抢,好吧,合同签好了,开发好了,经过一段时间运营,收到12点开抢时间不合理的反馈(老年人不会用手机也不可能这么晚睡,导致他们抢不到号),改一下时间就好了,so easy。但是后面又来问题了,碰到节假日,预约号只有10个,怎么处理?数据库加字段呗,又过去了。过了一段时间,甲方说得给个后台,他们能配置,熬夜加了两天班,后台配置功能给他们了。但是你永远不知道他们还有多少问题,一直处在这个项目中,抽不开。虽然每个需求都不大,但是很多,时间久了,你觉得烦躁、愤怒。
外包项目坑太多,我还是太!年!轻!我虽已受到了10000万点伤害,但是这些经历让我成长了不少,以后再也不会碰雷了,花钱买教训还是很深刻的。

外包在提高生产力,降低成本,资源可用性,获得早期上市时间以及良好的客户满意度方面提供附加优势,然而,外包特别是软件服务类型的外包,如果没有正确的获得需要执行的工作规格、透明度以及对错误的项目执行造成的惩罚,那么其优点就会变成负面影响。所以,当一个项目涉及到外包环节的时候,需要重点考虑下面5大注意事项。

1、检查组织已经与卖方签订的协议,合同或谅解备忘录

在向拟议的供应商发送SOW(Scope Of Work)之前,项目经理及其项目成员需要检查其组织是否已经与卖方订立了相关的主服务协议/合同。有时也被一些组织称为谅解备忘录。正是这个协议描述了两个组织之间的协商结果,以及与组织相关的信息,数据和产品的各种保密条款,供应商需要保密,并确保没有任何信息在未经过客户的批准泄露给外界。本文件是两个组织之间的法律约束力文件,其中还包括各种处罚相关信息,以防供应商不遵守协议/合同规定的条件或约束条件。如果情况出现,项目经理需要联系公司的相关法律部门以了解与供应商的任何现有协议,或者组织需要介入在与供应商进行SOW讨论之前,与供应商达成新协议。

以下列出了SOW中必须涵盖的主要议题,以便组织通过将项目授予指定的供应商获得最大的收益。

2、范围:项目背景和新的范围信息

发送给供应商的任何SOW都应该清楚项目背景信息,产品或应用程序(受当前项目影响)的相关历史信息,项目,产品或应用程序所构建的技术,对项目,应用程序及其架构在组织中的位置的高级概述,以及将作为当前项目SOW的一部分引入的新内容。需要为需要实施的工作范围提供更详细的信息,作为当前SOW的一部分,应该涵盖需要开发的强大和具体要求,输入,输出,验证,UI,与其他部分的集成,要使用的标准,最终用户行为,架构,要使用的技术,整合过程等。

同样重要的是提及客户希望供应商在给定工作范围内使用的软件方法(瀑布,敏捷等)的类型,并提供如何阐述工作范围的明确性以及根据所选择的方法在实施方面对供应商的期望以及时间,成本和质量的相应影响。强制要求在SOW这一类别中提供的细节将有助于组织尽可能获得最大的工作成果。即使在这里错过的一个小小的需求也需要在将来的后期进一步开发。还应列出各种假设和项目所依赖的依赖关系,无论是代码,应用程序,项目,人员,质量,时间。

3、制约因素:技术,方法,测试条件,审查程序和处罚条件

一旦范围或所谓的要求在SOW中明确说明,与当前项目需要重新使用/使用的技术相关的信息需要在类型,版本,复杂程度和支持考虑,这是必要的。用以确保供应商使用与组织保持一致的技术和体系结构标准来实施项目,并且可以轻松地将其插入到当前系统中,而不会妨碍集成,灵活性,可扩展性,可靠性和性能规格。

关于同行审查,产品质量,单元测试,集成测试,数据测试,安全和性能测试以及测试周期成功标准过程的详细信息,必须在SOW中明确说明。另一方面,这些成功标准也应该被映射到供应商在不遵守供应商的任何交付要求的情况下需要面对的相应处罚。这也可能导致供应商必须完全重新执行整个项目,而不需要为客户/组织付出额外的成本。

4、变更控制:如何处理对工作或项目范围的变更

在软件服务行业甚至今天听到的最常见的问题之一是,在范围变化问题上,客户和供应商之间往往会有存在误区的情况,其中客户期望产品的一部分作为定义范围的一部分,而供应商声明该要求在SOW中未被提及,因此需要被视为范围变更。在这种情况下,根据变更的方向,范围的任何小的变化将触发供应商或客户的时间和成本的相应影响。

为了避免上述类型的情况,关于变更控制的规则/模板/文件通常包含在SOW中,这些说明了当前项目的变更控制委员会成员以及项目执行成功需要遵循的变更控制流程。它应该清楚地说明什么样的隐含/明确的要求将被视为一种变化,如果在某些变化被确定,定义将被采取正式批准该变更请求的过程路线,并突出显示时间/成本的相应影响该项目以及客户/供应商。

5、边界与条件:合同类型,时间和成本的约束以及项目延期的影响

这是迄今为止必须包括在供应商SOW中的最重要的信息。它包括与客户和供应商在给定工作范围内同意的合同类型相关的信息。虽然存在几种类型的合同,但“固定成本”和“时间与材料”是行业组织根据其所处理的项目/工作类型选择的最常见的合同类型。如果从客户角度考虑,“固定价格”合约是最有利的,因为这意味着供应商同意提供SOW中提到的所有固定成本的所有要求,包括新产品中的任何错误修复,处罚条件,并根据SOW提到的所有条件支持新产品。因此,大多数“供应商”在同意“固定价格”合同之前,应考虑两次或三次,因为一旦他们同意固定成本,他们需要遵守所有的交付条件,直到工作范围结束。但是,如果你是客户,则“固定价格”合约是你应该遵循的。

时间和材料”,顾名思义,向客户收取供应商资源在项目上花费的时间(根据相应的每小时成本资源),而不管完成的工作量如何。“时间和材料”合同也可以是时间限制的,如果给予供应商的时间约束,这意味着给定的工作范围需要在给定的时间范围内完成,无论供应商字段有多少资源在给定的时间段内进行项目。供应商可以在给定的时间内为供应商资源在项目上花费的总时间收取客户费用。延长“时间和材料”合同也更容易,

SOW还应包含有关付款时间表的信息,这意味着合同应根据工作范围的进展情况明确说明何时以及在哪种货币支付给供应商。这一点排最后一个并非最不重要,无论是由客户还是供应商编写的任何SOW都需要从法律角度审查和获得客户和供应商组织的认可,需要进行相互纠正,然后需要由双方的授权签署人正式签署,以确保客户和供应商在开始实施第一个项目之前受到强有力的法律文件的约束,这些合作伙伴关系将在未来几年内实现。

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