养老机构-外包业务管理制度

2019-04-11 16:45 1077 0

一、总则

1.为了加强养老院院外包业务管理,规范业务外包行为,防范业务外包风险,根据有关法律法规,借鉴业内同行经验,制定本制度。

2.业务外包,是指单位利用专业化分工优势,将日常经营中的部分业务委托给本单位以外的专业服务机构或其他经济组织(以下简称承包方)完成的经营行为。本制度不涉及工程项目外包。

3.外包业务通常包括保洁、保安、按摩、食堂、物业管理等。


二、部门职责

1.院办公室负责外包业务总体管理工作,明确 1 人具体负责。
2.院内管理人员履行外包业务遴选、管理等过程中的监督职能。
3.相关业务的原主管部门为外包业务开展情况的监督管理部门,负责对外包单位日常监管、工作考核等任务。
具体如下:院长、副院长负责保洁、食堂监管;保卫科负责安全保卫监管;后勤服务中心负责物业管理服务的监管。


三、不相容岗位

1.外包方案的立项与审批。
2.外包方的选择与审批。
3.外包的执行与验收。


四、业务外包管理风险

1.外包范围不合理,核心业务外包,可能导致单位失去竞争优势。
2.外包价格确定不合理,承包方选择不当,可能导致单位遭受损失。
3.业务外包监控不严、服务质量低劣,可能导致单位难以发挥业务外包的优势。
4.业务外包存在商业贿赂等舞弊行为,可能导致单位相关人员涉案。


五、外包业务项目评估和审核制度

1.制定及审核实施方案

(1)相关业务主管部门根据对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准,合理确定业务外包范围,制定外包实施方案;并根据是否对单位运营有重大影响对外包业务实施分类管理,以突出管控重点。

(2单位根据年度预算以及工作计划,对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核,包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等,确保方案的可行性。外包方案包括但不仅限于业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容,避免将核心业务外包,同时确保方案的完整性。

(3)单位制定外包方案时,应听取外部专业人员对业务外包的意见,并根据其合理化建议完善实施方案。

(4)单位应建立完善业务外包审核批准制度,明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定各层级人员应当在授权范围内进行审批,不得超越权限审批。

(5)在对业务外包实施方案进行审查和评价时,应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益,确定外包的合理性和可行性。
2.招标及选择承包方

(1)养老院根据不同业务范围,组成有相应专业人员构成的承包方评估小组,并对外发布投标公告,与候选承包商建立联系,发放外包项目竞标邀请书及相关材料。

(2)参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书及相关材料,主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。单位引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标方式等适当方式,择优选择承包方。

(3)评估小组应通过实地调研等多种方法,调查候选承包方的合法性、专业资质、技术实力、质量环保意识等情况,并考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑;同时综合考虑单位内外部因素,对业务外包的成本进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。

(4)调研结束后,评估小组应编制考核报告,提交单位领导审批。

(5)单位根据评估小组反馈的各种信息,从候选承包方中做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

3.签订业务外包合同

(1)在订立外包合同前,充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。

(2)在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。

(3)在合同的权利和义务方面,明确单位有权督促承包方改进服务流程和方法,承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知单位,并对存在问题进行有效沟通。

(4)在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。

(5)在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及本单位机密的业务和事项,承包方有责任履行保密义务。

(6)在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。

(7)在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和单位自身业务的变化。
4.组织实施业务外包

(1)在承包方提供服务的过程中,相关职能部门应密切关注承包方的履约能力,采取动态管理方式,对承包方开展日常绩效评价和定期考核。

(2)建立即时监控机制,一旦发现偏离合同目标等情况,应及时要求承包方调整改进。

(3)对各种意外情况做出充分预计,建立相应的应急机制,制定临时替代方案,避免业务外包失败造成单位服务活动中断。

(4)有确凿证据表明承包方存在重大违约行为,并导致业务外包合同无法履行的,应当及时终止合同,并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。

(5)切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

5.总结评价

相关职能部门要对外包业务定期进行总结评价,充分了解各科室对承包方服务的反馈意见,与日常监管发现的问题汇总形成总结报告,作为会计核算和付款的依据。

6.会计核算及财务控制

单位财务部门应当根据合同约定和外包进度办理结算业务。未到达合同约定的履约状态的,财务部门有权拒绝付款,并及时向单位有关负责人报告。

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