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[讨论分享] 【CXO进化营】第四期分享:质量管理之项目知识管理计划

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    发表于 2018-9-14 10:05:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
    新项目面对技术、管理多项挑战,如何保障项目获取前人的成功经验和教训?人员流动大,项目经验如何传承?组织经验如何沉淀?如何把知识应用到项目管理过程中?知识管理计划能够解决您的疑惑和困难。

    9月13日,解放号社区“CXO系列课程”邀请中软国际知识管理专家陈昊老师分享了《质量管理之项目知识管理计划》,从项目中的知识管理出发,介绍了项目知识管理计划的目标、价值及具体开展方式,旨在帮助项目识别能力GAP、提升绩效,减少风险或解决问题,定义用于促进项目学习工作所需采取的必要行动计划,确保项目产生的知识能够完全反馈到组织,为管理层提供知识能够被有效管理的保证。

    讲师介绍

    chenhao.jpg

    陈昊,中软国际研发顾问、质量管理专家/中软国际知识管理专家、持续改进专家。

    课程目标

    • 了解PMP对项目知识管理的要求
    • 了解知识管理计划的目的
    • 了解制定知识管理计划的一般步骤和方法



    课程精华内容摘录

    早在20世纪90年代,知识管理的雏形就已显现。到今天,知识管理已经不算全新的内容,一些高校也开通了知识管理的课程或单项教学内容。

    今年,PMP(项目管理专业人士资格认证)发布了第六版的PMBOK,这一版的内容里把项目知识管理作为一个单独的知识域进行了讲解。这也说明知识管理已经成为项目管理中的重要技能。

    知识管理与项目管理一样,具有初期要进行规划,过程中不断渐进、不断刷新、跟进的特性,同时它也是指导项目全流程如何开展的重要方案。

    知识管理的概念

    在正式学习知识管理计划之前,我们先理清几个概念:
    数据:数据就是我们可以直接看到、获取到的图像、文本等等。
    信息:信息就是把现有的采集到的数据赋予一个意义,抽取一些有价值的内容。
    知识:把信息提供给人,经过人的解读,信息就能带给你知识。而知识会指导我们如何去行动。
    韦氏大词典对知识的解释:“知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识,是对科学、艺术或技术的理解,是人类获得关于真理和原理的认识综合”。
    沃尔玛的经典案例“啤酒与尿布“的故事(不了解的可自行搜索这个故事),就是一个从数据中提取信息,进而形成知识,指导决策的过程。
    知识引导行动,行动创造绩效,知识管理就是要驱动这个循环,让这个循环更高效的运作。

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    以一个日常生活中的小例子来解释这个过程:
    妈妈给宝宝量体温,发现宝宝发烧38度。妈妈的应急知识告诉她,要采用物理降温。做了降温措施之后,妈妈再次量了体温,发现体温反而升到了39度,这就说明行动绩效没有达到预期目的。那么她就要考虑采取别的行动来解决,比如带宝宝去医院。下一次宝宝发烧,妈妈经验就能够告诉她,怎么做是有效的,怎么做是无效的。这就是通过绩效结果来分析,总结成新的知识的过程。

    知识的分类

    最常见的知识分类是把知识分为隐性知识和显性知识。隐性知识和显性知识之间存在互相转化的过程。
    显性→隐性:显性知识到隐性知识的转化,叫做内化。比如,看书做题就是从显性知识到隐性知识的过程。
    隐性→隐性:隐性知识到隐性知识的转化叫做知识的社会化,或知识的群化。比如,老师给学生讲课,就是老师脑子里的隐性知识,转变成学生脑子里的隐性知识。
    隐性→显性:著书立学就是隐性知识到显性知识的转化,脑子里知识的变成图像、文字,让其他人可以获取到。这样避免了口口相传的过程中知识和文化的遗失。
    显性→显性:由于一些知识是很碎片化的,比如项目进程中不断的总结,形成很多碎片化知识,如果不加以整合,下一个项目学习的时候要阅读大量的文档,所以需要把碎片化的知识整合化,系统化,叫做知识的整合。

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    项目中的知识流动
    如果把项目的整个生命周期比喻为河流的话,那么在项目中知识的流动具有初期内化、群化,中后期外化的特点。

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    项目初期:需要团队每个人都能够熟练掌握项目所需要的知识,才能保障项目的成功。所以成员需要阅读和学习一些项目文档、资料,把经验文档、书本知识变成每个成员都可以执行的执行力,这就是知识的内化和群化的过程。
    项目中后期:在项目的进行过程中,会不断产生一些衍生的知识、新的经验,需要把这些知识留下来,总结出来,也就是把隐性的知识外化。
    项目结尾:需要把项目相关的知识整合成一整套的系统知识,这也是知识的外化。
    当然,这个顺序也不是一成不变的。比如项目过程中有需求变更时,也需要重新进行知识内化。

    项目知识管理的特点

    知识管理体系更高的目标是服务于组织的。它具有三个特点:聚焦交付的、面向未来的、有特定的工具和方法。

    知识的学习吸收与两个曲线相关:一个是学习曲线,其特点是开始阶段效率低、错误成本高;一个是遗忘曲线,其特点是,刚刚学习到的东西,如果没有从事这方面的工作,很快就忘了,需要不断的加深印象,使外在的知识内化为能力。

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    知识管理目标之一就是快速提升让学习曲线变短,缩短遗忘曲线,让知识水平保持在一个记忆点上。为了达到这一目的,我们分为事前学、事中学、事后学几个维度来执行。
    事前学——KMPlan(知识管理计划)
    事中学——AAR(任务后检视方法)
    事后学——项目中学到的碎片知识整合,用于指导今后项目的成功。

    什么是KMPlan
    KMPlan(项目知识管理计划)简单的来说就是一份文档,指导何时开展什么样的项目活动。它定义了一个项目如何管理它的知识,既包括项目所需要的知识,也包括项目中产生的知识。

    KMPlan是方法论,指导团队在项目过程中如何开展知识管理活动,是纲领和指导书。
    KMPlan由项目知识经理(Kmer)负责,组织整个项目组开发、实施和维护。Kmer可以是兼职的,但一定要有这个人员。

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    KMPlan服务于项目:
    • 帮助项目成员及时获得完成项目所需知识,提升项目绩效。
    • 系统识别项目能力GAP,避免项目的赋能和学习活动零散、缺失。
    • 保证赋能和学习活动高效完成,聚焦于项目的知识需求。


    KMPlan服务于组织:
    • 策划项目中的学习行动,提升团队成员的能力。
    • 策划项目的知识输出,促进组织的知识积累。


    如何制定KMPlan

    KMPlan开展的前提是项目的所有成员都了解项目的需求、诉求和基本情况。其涉及的角色包括:项目经理、项目知识管理计划负责人(Kmer)、行动事项责任人、组织成员。
    项目经理需要定义团队成员的角色,Kmer负责项目知识管理计划方法的引入。

    组织KMPlan会议前,先要解决5个W的问题:
    Who:什么人来参加?一般要求项目成员都要来参加。
    What:参会人员的范围?因为有些项目非常大,不见得每次都要全员参加,所以要提前定义范围。
    When:何时进行?
    Where:在哪里进行?
    How:即整个的项目知识管理计划。需要引导人即Kmer了解KMPlan的方法及流程。

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    Step1:识别最需要的知识

    KMPlan的第一步,是首先要根据项目成员了解的情况,来做需求识别。提出高质量的问题是关键所在。
    比如:项目关键挑战和风险、新架构/业务/平台/技术引入,项目的交付目标对知识需求是什么? 如何度量某个特性的测试覆盖度是否充分?新员工怎么能高效熟悉标准工作流程? 网关PDU的LLT有什么好的经验?开发人员如何写高效的自验测试脚本?

    这里,我们推荐采用看板的方式。参与会议的人每人发1~3张便签纸,写上对于项目最关心的三个问题。为了引导团队提出高质量的问题,可以让团队的成员假设现场坐着一个本领域最权威的专家,想想会问专家什么问题。

    Step2:定义知识域
    把所有的问题进行梳理、分类,每一个问题类别就是一个知识域。给每个知识域配备一个知识域经理,让其对该领域后续的知识导入导出负起看护的责任。

    Step3:完成知识导入计划

    完成知识域的定义,下一步就是知识的导入了,需要解决这几个问题:知识存在哪里?如何获取?谁来获取?何时获取?
    一般我们会指定知识域经理,来协助完成这些问题。需要寻求对外的帮助时,可以由主管,或组织机构协助协调资源。

    Step4:完成知识导出计划

    项目中积累的知识、经验,需要定期导出。知识的导出过程与导入正好是逆向的。需要首先明确:导出的知识存放在哪里?然后是:如何获取?谁来获取?何时获取?
    关于何时获取,要明确:是在项目的关键里程碑获取?还是在关键时间获取?还是定期获取?
    关于谁来获取:更多的建议这个关键活动的牵头人来负责,也可以指定负责人。

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    PMPlan会后跟踪

    PMPlan会后,需要对知识管理计划的执行进行跟踪,根据执行情况持续刷新、持续优化:

    1. 跟踪各项计划落地情况,重点关注动作效果,如知识导入后相关工作是否能够保证正常开展;

    2.根据项目的变化持续刷新知识管理计划,知识管理计划不是在项目之初制定后一成不变的。

    小提示
    1、KMPlan识别到的知识需求的落地行动需要花气力,这属于提前预防的事情,这是一种投资行为。

    2、知识管理计划包括获取知识的活动,在整个过程中建立知识,以及项目结束时输出知识的活动,如果我们希望确保KMplan执行落,必须有责任主体负责日常的跟进。

    3、请注意知识管理计划不是企图做一个大而全的能力提升计划,KMPlan不能撒胡椒面,只能识别项目组最关注的、聚焦的top业务挑战。

    4、培训不能解决所有知识问题,传统文档管理措施只能解决20%的问题,要融入经验管理思维。

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    报名方式:
    1. 通过阅读原文链接进入直播页面,点击【参与报名】即可预约课程;
    2. 扫描如下二维码添加小媛微信(JFHC-1),备注CXO进化营,进入学习群。
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    匿名  发表于 2018-11-19 09:27:44
    Kudos to you! I hadn't thuoght of that!
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